Forandringsledelse - en undervurderet disciplin
Artikel: Et it-projekts værdi afhænger i sidste ende af organisationens evne til at modtage og bruge projektets produkt. Men i en travl hverdag bliver det ofte nedprioriteret i forhold til projektledelsesperspektivet, hvor budget, tidsplaner og omkostninger kommer i fokus.
Artikel af Ulrik Stihøj Pedersen, seniorkonsulent i Devoteam Consulting og medlem af DANSK IT's Change Management netværk
Det stigende fokus på projektomkostninger medfører desværre ofte, at den organisatoriske forankring nedprioriteres.
Skærpet opmærksomhed
Den igangværende krise og Finansministeriets redegørelse til Folketingets finansudvalg om budgetoverskridelser i it-projekter skærper opmærksomheden på projektledelse og økonomistyring af it-projekter. Det er nødvendigt, men den direkte omkostningsside er kun halvdelen af ligningen.
Et it-projekts værdi findes i en organisations evne til at modtage og bruge projektets resultat, hvilket også er forudsætningen for at høste gevinsterne ved øget digitalisering. Men når organisationen skal ændre sine eksisterende arbejdsgange og strukturer, kræver det et stærkt fokus på forandringsledelse.
Forandringsledelse handler om at engagere vidt forskellige mennesker i nye tiltag og forandringer, der kræver ganske store adfærdsændringer. Det gør forandringsledelse til en kompleks disciplin og stiller krav til mere end blot kommunikation via mails, blogs og møder.
Inddrag medarbejderne
Aktiv ledelse og stillingtagen til, hvordan de forskellige medarbejdergrupper involveres, er kritisk, hvis den enkelte medarbejder skal bakke op om forandringen og i praksis deltage i rejsen mod nye mål.
Det kræver, at hver enkelt medarbejder inddrages i en dialog om forandringens mål og rejsen dertil. Ledelsen skal i den sammenhæng sikre, at de mest entusiastiske støttes og ikke slides op, og at de kritiske spørgsmål besvares fordomsfrit og åbent.
Solid kommunikationsplan
Veldrevne projekter har en solid kommunikationsplan, som opdateres igennem projektet. Det er grundlaget for en stor del af forandringsindsatsen, men det er kun ét af mange nødvendige elementer.
Det er nødvendigt at arbejde med de berørte medarbejdere allerede tidligt i projektet. It-projekter indeholder en lang række muligheder for at inddrage medarbejdere og kolleger og dermed skabe medejerskab - eksempelvis gennem workshops i udviklingsfasen, tests, kampagner og udarbejdelse af uddannelsesplaner.
Forandringsindsatsen kan struktureres som en del af projektet i et separat forandringsprojekt eller som del af programledelsen. Det skal behandles med samme grundighed som it-projektet, og planlægges og igangsættes parallelt.
Nærværende ledelse
Hvordan indsatsen gennemføres, afhænger af organisationens kultur og forandringens formål. Der kan være behov for en visionær projektsponsor med fokus på målet, coaching og imødekommelse af de berørte medarbejdere, opbygning af alliancer eller fokus på ledelse af medarbejdere.
Under alle omstændigheder kræver det en stor indsats, der involverer en bred del af en organisations ledelseskapacitet.
Målet er at flytte medarbejdere, så de eksisterende arbejdsgange ikke forhindrer et it-projekt i at bringe værdi til organisationen.
Ledelsen skal levere den nødvendige kommunikation, uddannelse og dialog, der giver medarbejderne en klar og sikker retning at flytte sig i.
Læs mere om DANSK IT's Change Management netværk
